Control total de lo que tu empresa paga.
Qentia recibe, lee y valida las facturas de tus proveedores, las pasa por el flujo de aprobación de tu empresa y las deja listas para registrar el pago y exportar al ERP. Sin volver a digitar cada documento y con trazabilidad completa desde su origen.
- Menos trabajo manual
- Menos riesgo
- Más visibilidad
Desde que llega la factura hasta que queda lista para el ERP.
El desorden empieza antes del asiento contable.
La factura llega por correo, alguien la descarga, alguien transcribe los datos y la aprobación queda repartida entre mensajes, planillas y conversaciones. El ERP registra el resultado, pero no muestra con claridad todo lo que ocurrió antes.
- Correo
- Descarga
- Digitación
- Validación
- Aprobación
- Registro
La aprobación de un pago no debería vivir en un hilo de correo.
Una capa de control entre la factura y el ERP.
Qentia organiza todo lo que debe ocurrir antes del registro contable: recepción, lectura, validación, revisión, aprobación y trazabilidad. El ERP sigue siendo el sistema contable. Qentia le entrega información verificada y lista para registrar.
Tu ERP registra lo que ya ocurrió. Qentia controla lo que debe ocurrir antes.
Tu ERP no cambia. La información que recibe, sí.
De la recepción al ERP, sin perder el rastro.
La factura entra una vez. Qentia toma el control desde ahí.
Las facturas llegan al correo de la empresa o se cargan directamente en Qentia. XML, PDF e imágenes entran al mismo proceso de control.
La factura entra una vez. Qentia toma el control desde ahí.
Las facturas llegan al correo de la empresa o se cargan directamente en Qentia. XML, PDF e imágenes entran al mismo proceso de control.
El equipo confirma lo dudoso, no reescribe la factura.
Cuando la factura llega como XML fiscal, Qentia toma los datos directamente del documento, sin margen de interpretación. Cuando llega como PDF o imagen, extrae los datos y marca el nivel de confianza de cada campo. La cola de revisión resalta únicamente lo que necesita ojo humano.
Qentia extrae los datos del documento y dirige la atención del equipo a los campos que necesitan revisión.
La tecnología propone. El equipo conserva el control.
Una factura deja de ser un archivo. Se convierte en un registro controlado.
Qentia mantiene unidos el documento original, los datos extraídos, las validaciones, las decisiones y el historial de cada obligación.
Todo pago debería poder explicarse.
Qentia conserva el documento original y registra quién recibió, revisó, aprobó, rechazó, reabrió o registró cada operación, con fecha y hora.
Cada factura con origen, responsable y decisión.
Auditoría creada durante el proceso, no reconstruida después.
- Factura recibidaOrigen del documento registrado
- Datos revisadosRevisión humana con responsable
- Aprobación asignadaSegún el flujo definido por la empresa
- Documento aprobadoDecisión registrada con fecha y hora
- Pago registradoVinculado al documento original
- Información exportadaPreparada para el sistema contable
Roles y permisos por acción. Cada usuario accede solo a las empresas y funciones que le corresponden.
Los datos bancarios de un proveedor se muestran enmascarados; revelarlos requiere permiso y queda registrado.
El equipo de Qentia no tiene acceso permanente a los documentos de tu empresa: cada acceso de soporte se concede de forma explícita, acotada y auditada.
Todo el proceso de cuentas por pagar, bajo control.
- Recepción por correo
- Carga manual
- Lectura de XML, PDF e imagen
- Extracción de datos
- Identificación de proveedores
- Detección de duplicados
- Revisión humana
- Validación de información
- Flujos por monto
- Niveles de aprobación
- Delegación de aprobaciones
- Asignación de responsables
- Registro de pagos
- Exportación en formato estándar
- Historial de auditoría
- Consulta del documento original
El mismo proceso. Mucho más control.
- Facturas repartidas entre correos y carpetas
- Datos transcritos manualmente
- Aprobaciones por mensajes
- Duplicados difíciles de detectar
- Auditoría reconstruida después
- Información preparada manualmente
- Una bandeja centralizada
- Datos extraídos y preparados para revisión
- Flujos con responsables y estados
- Comparación con documentos registrados
- Historial creado durante el proceso
- Facturas listas para exportar
Un acceso para todas las empresas del grupo.
Cada empresa mantiene separados sus proveedores, documentos, responsables, aprobaciones y períodos. Los usuarios acceden únicamente a las empresas y funciones que les corresponden.
Una sola plataforma. El control separado que cada empresa necesita.
Diseñado para equipos que no pueden perder el control al crecer.
- Equipos financieros con volumen creciente de facturas
- Grupos con varias empresas
- Procesos con diferentes niveles de aprobación
- Empresas que coordinan facturas mediante correo y planillas
- Organizaciones que necesitan responder auditorías sin reconstruir manualmente el proceso
Preguntas frecuentes
Antes de pagar, todo debería estar bajo control.
Conocé cómo Qentia puede ordenar la recepción, validación y aprobación de facturas en tu empresa.